Standar Sistem Manajemen K3 atau Occupational Health and Safety Assesment Series (OHSAS 18001)
Posted on April 12, 2013
Berbagai alasan perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) atau Occupational Health and Safety Assesment Series (OHSAS 18001). Ada yang sekedar ikut-ikutan trend, upaya pencitraan perusahaan, memenuhi keinginan pelanggan (Customer), benar-benar mengganggap OHS / K3 merupakan kewajiban perusahaan untuk menerapkannya ataupun kombinasi berbagai alasan. Sebelum masuk penerapan K3, alangkah baiknya memaknai Lambang dan Arti dari lambang K3 tersebut.
Bentuk lambang : Palang dilingkari roda bergerigi sebelas berwarna hijau di atas dasar putih.
Arti dan makna lambang :
Palang : Bebas dari kecelakan dan sakit akibat kerja.
Roda gigi : Bekerja dengan kesegaran jasmani dan rohani
Warna putih : Bersih, Suci
Warna hijau : selamat, sehat dan sejahtera
Sebelas gerigi roda : 11 Bab dalam Undang-undang No. 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja
1. Ruang Lingkup
Seri persyaratan penilaian keselatan dan keselamatan kerja ini memuat persyaratan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3) agar organisasi mampu mengendalikan resiko-resiko K3 dan dapat meningkatkan kinerja K3 nyq. Persyaratan ini tidak secara khusus menyatakan kriterira kinerja K3 (yang harus dipenuhi), juga tidak memberikan spesifikasi detil tentang sistem manajemen.
Standar OHSAS ini dapat diterapkan oleh organisasi yang inging:
1. Menerapkan sistem manajemen K3 untuk mengurangi atau menghilangkan resiko kecelakaan dan keselamatan terkait aktifitas organisasi pada personil dan pihak lain yang berkepentingan.
2. Menerapkan, memelihara dan terus meningkatkan sistem manajemen K3
3. Menjamin bahwa organisasi sesuai dengan kebijakan K3 yang dibuat sendiri oleh organisasi
4. Menunjukkan kesesuai dengan standar OHSAS ini dengan cara:
a. Melakukan penilaian diri sendiri dan mendeklarasikan diri sendiri (sesuai dengan standar OHSAS ini)
b. Mendapat pengakuran kesesuaian (dengan standar OHSAS ini) dari pihak-pihak yang berkepentingan seperti pelanggan.
c. Mendapat pengakuan untuk menguatkan deklarasi (point a) dari pihak ketiga.
d. Mendapatkan sertifikat sistem manajemen K3
Standar OHSAS ini dimaksudkan untuk hanya mencakup kesehatan dan keselamatan kerja, dan tidak dimaksudkan untuk mencakup area lain seperti program kesehatan karyawan (asuransi dan sebagainya), keamanan produk, kerusakan properti dan dampak lingkungan.
2. Publikasi yang menjadi acuan
Beberapa standar yang memberikan informasi atau panduan yang berkaitan dengan stndar OHSAS 18001 ini:
OHSAS 18002, sistem manajemen K3 – pandukan untuk penerapan OHSAS 18001
International Labour Organization:2001, Panduan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja.
3. Istilah dan Definisi
Berikut ini adalah Istilah yang definisi yang berlaku yang digukan dalam dokumen OHSAS 18001 ini:
3.1 Resiko yang dapat diterima
Resiko yang telah diturunkan hingga menjpai tingkat yang dapat ditoleransi dengan mempertimbangkan peraturan legal dan kebijakan K3 organisasi.
3.2 Audit
Proses sistematic, independen dan terdokumentasi unutk memperleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objective untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi.
Catatan 1: Independen tidak berarti harus pihak dari luar organisasi. Dalam banyak kasus, khususnya di organisasi kecil, independensi dapat berarti bebas dari tanggung jawab terhadap aktifitas yang diaudit.
Catatan 2: Untuk panduan lebih lanjut tentang bukti audit dan kriteria audit, lihat ISO 19011.
3.3 Peningkatan berkelanjutan
Proses berulang untuk meningkatkan sistem manajemen K3 untuk mencapai peningkatan dalam kinerja K3 secara keseluruhan yang selaras dengan kebijakan K3 organisasi.
Catatan 1 Proses Peningkatan tidak perlu dilakukan di semua area secara bersamaan.
Catatan 2 Definisi diatas disadur dari ISO 14001:2004
3.4 Tindakan koreksi
Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian atau situasi yang tidak diinginkan yang terdeteksi.
Catatan 1 Bisa saja ada lebih dari satu penyebab ketidaksesuaian.
Catatan 2: Tindakankoreksi adalah tindakan yang diambil untuk mencegah terulangnya kejadian sedangkan tindakan pencegahan diambil untuk mencegah terjadinya kejadian (yang belum terjadi).
3.5 Dokumen
Informasi dan media pendukungnya.
Catatan: Media dapat berupa kerjtas, magnetik, CD, foto atau sample master atau kombiasi dari hal hal tersebut.
3.6 Bahaya (hazard)
Sumber, situasi, tindakan yang potensial menimbulkan cedera atau penyakit atau kombinasi keduanya terhadap manusia.
3.7 Identifikasi bahawa
Proses untuk mengetahui adanya bahaya dan menentukan sifat-safatnya.
3.8 Penyakit
Kondisi fisik atau mental yang meburuk yang dapat diketahui yang mucul dari dan/atau diperburuk oleh aktifitas dalam pekerjaan dan/atau situasi yang berhubungan dengan pekerjaan.
3.9 Insiden
Kejadian terkait dengan pekerjaan dimana terjadi atau dapat saja terjadi cedera atau penyakit (terlepas dari tingkat bahayanya) atau terjadinya kamatian.
Catatan 1: Kecelakaan (accident) adalah insiden yang menyebabkan cidera, penyakit atau kematian.
Catatan 2: Suatu insiden yang tidak menyebabkan cidera, penyakit atau kematian dapat disebut nyaris terjadi (near miss), nyaris terkena (near hit, near call) atau kejadian berbahaya.
Catatan 3: Suatu keadaan darurat merupakan suatu jenis insiden khusus.
3.10 Pihak-pihak terkait
Individu atau kelompok, di dalam dan diluar lokasi kerja yang berkepentingan atau yang dipengaruhi oleh kinerja K3 organisasi.
3.11 Ketidaksesuaian
Tidak terpenuhinya persyaratan
Catatan A: Ketidaksesuaian dapat berupa penyimpangan terhadap:
Standar kerja, prektek, prosedur, persyaratan legal yang terkait.
Persyaratan-persyaratan sistem manajemen K3.
3.12 Keselamatan dan kesehatan kerja
Kondisi dan faktor-faktor yang mempengaruhi atau dapat mempengaruhi kesehatan dan keselamatan karyawan atau pekerja (termasuk pekerja sementara dan personal kontraktor), pengunjung atau orang lain dalam lokasi kerja.
Catatan: Organisasi dapat terkena persyaratan legal tentang kesehatan dan keselamatan orang diluar tempat kerja langsung, atau yang terkena dampak dan aktifitas di tempat kerja.
3.13 Sistem Manajemen K3
Bagian dari sistem manajemen organisasi untuk membangun dan menerapkan kebijakan K3 dan mengelola resiko resiko K3.
Catatan1: Sistem manajemen adalah sekumpulan elemen yang berkaitan yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan sasaran dan untuk mencapai sasaran tersebut.
Catatan 2: Sistem manajemen mencakup struktur organisasi, aktifitas perencanaan (termasuk, sebagai contoh, penilaian resiko dan penetapan sasaran), tanggung jawab, praktek-praktek, prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber daya.
Catatan 3: Diadopsi dari ISO !$001:2004
3.14 Sasaran K3
Sasaran terkait dengan kinerja K3 yang ditetapkan organisasi untuk dicapai.
Catatan 1: Sasaran harus quantitatif sejauh memungkinkan.
Catatan 2: Klausul 4.3.3 mensyaratkan bahwa sasaran K3 konsisten dengan kebijakan K3.
3.15 Kinerja K3
Hasil terukur dari pengelolaan organisasi terhadap resiko-resiko K3.
Catatan 1: Pengukuran Kinerja K3 mencakup pengukuran dan efektifitas dari pengendalian yang dilakukan organisasi.
Catatan 2:Dalam konteks sistem manajemen K3, hasil dapat diukur terhadap kebijakan K3, Sasaran K3 dan persyaratan kinerja K3 yang lain.
3.16 Kebijakan K3
Arahan yang bersifat menyeluruh bagi organisasi terkait dengan kinerja K3 dan secara formal diungkapkan oleh manajemen puncak.
Catatan1: Kebijakan K3 memberi kerangka untuk melakukan tindakan dan untuk menetapkan sasaran K3.
3.17 Organisasi
Perusahaan, korporasi, firma, kelompok perusahaan, lembaga, instituis atau kombinasi dari hal tersebut, kelompok atau bukan, publik ataupun pribadi yang mempunyai fungsi dan adminsitrasi sendir.
Catatan: Untuk organisasi dengan lebih dari satu unit operasi, unit operasi tunggal dapat disebut sebagai organisasi.
3.18 Tindakan Pencegahan
Tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian yang potensial terjadi atau situasi atau kondisi yang tidak diinginkan yang potensial terjadi.
Catatan 1: Penyebab ketidak sesuaian potensial bisa saja lebih dari 1
Catatan 2: Tindakan pencegahan diambil untuk mencegah terjadinya suatu kejadian (yang belum terjadi) sedang tindakan koreksi diambil untuk mencegah terulangnya kejadian (yang sudah terlanjur terjadi).
3.19 Prosedur
Cara untuk melakukan aktifitas atau untuk melakukan proses.
3.20 Catatan
Dokumen yang yang menggambarkan hasil yang dicapai dari aktifitas yang dilakukan atau menggambarkan bukti dari aktifitas yang dilakukan.
3.21 Resiko
Kombinasi dari tingkat kemungkinan terjadinya suatu kejadian yang berbahaya atau yang mengakibatkan bahaya dan tingkat keparahan dari cedera atau penyakit yang diakibatkan.
3.22 Penialian resiko
Proses untuk mengavaluasi resiko yang muncul dari suatu bahaya, dengan mempertimbangkan kelayakan kontrol yang ada, dan memutuskan apakah resiko tersebut dapat diterima atau tidak.
3.23 Area kerja
Suatu lokasi fisik dimana aktifitas terkait dengan pekerjaan dilakukan dibawah kontrol organisasi.
Catatan: Untuk menentukan mana yang termasuk ‘area kerja’, organisasi perlu mempertimbangkan dampak K3 terhadap personil yang, misalnya, melakukan perjalanan atau transit (mengemudi, melakukan perjalan dengan pesawat terbang, kapal laut ataupun kerena), bekerja di tempat klien atau pelanggan, bekerja dirumah.
4.1 Persyaratan Umum
Organisasi haris menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memeliharai dan meningkatkan secara berkelanjutan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (K3) sesuai dengan persyaratan standar OHSAS ini dan menentukan bagaimana sistem tersebut memenuhi persyaratan ini.
Organisasi harus menentukan dan mendokumentasikan lingkup sistem manajemen K3-nya.
4.2 Kebijakan K3
Manajemen puncak harus menetapkan dan mengesahkan kebijakan K3 dan menjamin bahwa kebijakan tersebut:
a. Sesuai dengan sifat dan skala resiko K3 yang ada di organisasinya masing-masing
b. Mencakup komitmen untuk mencegah kecelakaan dan berkurangnya kesehatan secara berkelanjutan meningkatkan sistem manajemen K3 dan kinerja K3.
c. Mencakup komitmen untuk paling tidak sesuai persyaratan legal yang berlakudan dengan persyaratan lain
d. Memberi kerangka untuk penetapan dan peninjauan sasaran K3;
e. Di dokumentasikan, diterapkan dan dipelihara
f. Di komunikasikan ke semua orang yang bekerja dibawah kontrol organisasi agar mereka menyadari kewajiban individual mereka terkait K3;
g. Terbuka bagi pihak-pihak yang berkepentingan; dan
h. Di tinjau secara berkala untuk menjamin bahwa kebijakan tersebut masih relevan dan tepat bagi organisasi
4.3 Perencanaan
4.3.1 Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan kontrol
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur-prosedure untuk identifikasi bahaya secara berkelanjutan, penilaian resiko dan penentuan kontrol-kontrol yang diperlukan.
Prosedur-prosedur untuk identifikasi bahaya dan penilaian resiko harus mempertimbangkan:
a. Aktifitas rutin dan non-rutin
b. Aktifitas dari semua orang yang mempunyai akses ke lokasi kerja (termasuk kontraktor dan pengunjung)
c. Perilaku orang, kemampuan dan faktor-faktor manusia lainnya.
d. Bahaya yang telah teridentifikasi yang berasal dari luar lokasi kerja yang dapat merugikan kesehatan dan keselamatan orang-orang di lokasi kerja.
e. Bahaya bagi lingkungan sekitar lokasi kerja yang dihasilkan oleh aktifitas-aktifitas dari lokasi kerja
Catatan 1: Lebih tepat bila bahaya seperti diatas dinilai sebagai aspek lingkungan.
f. Infrastruktur, peralatan dan material di lokasi kerja, baik yang dihasilkan oleh organisasi maupun oleh pihak lain;
g. Perubahan-perubahan atau rencana perubahan dalam organisasi, aktifitas atau material.
h. Perubahan dari sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara dan akibat dari perubahan tersebut bagi operasi, proses dan aktifitas;
i. Semua persyaratan legal terkait dengan penilaian resiko dan penerapan kontrol yang diperlukan;
j. Rancangan area kerja, proses, instalasi, peralatan, prosedur operasional dan pengaturan kerja, termasuk penyesuaiannya dengan kemampuan manusia
Metodologi untuk identifikasi bahaya dan penilaian resiko harus:
a. Ditentukan lingkupnya, sifatnya, waktunya untuk menjamin agar identifikasi bahaya dan penilaian resiko dilakukan secara pro-aktif, bukan reactif; dan
b. Memberi panduan untuk identifikasi, prioritasisasi dan dokumentasi resiko, dan penerapan kontrol dengan layak.
Untuk mengatur perubahan, organisasi harus mengidentifikasi bahaya K3 dan resiko K3 yang berhubungan dangan perubahan-perubahan dalam organisasi, sistem manajemen atau aktifitas sebelum perbuahan-perubahan tersebut diberlakukan.
Organisasi harus menjamin bahwa hasil dari penilaian dipertimbangkan dalam menentukan kontrol.
Ketika menentukan kontrol, atau ingin merubah kontral yang sudah ada, harus dipertimbangkan untuk menurunkan resiko menurut hirarki sebagai berikut:
a. Penghilangan
b. Penggantian
c. Kontrol secara teknis
d. Pemberian tanda dan/atau kontrol administatif
e. Pemakaian peralatan pelindung
Organisasi harus mendokumentasikan hasil dari identifikasi bahaya, penilaian resiko dan kontrol yang ditentukan dan menjaga dokumentasi tersebut tetap up-to-date.
Organisasi harus menjamin agar resiko K3 dan kontrol yang telah ditentukan dipertimbangkan dalam menngembangkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3.
Catatan 2: Untuk panduan lebih lanjut mengenai identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penentuan kontrol, lihat OHSAS 18002.
4.3.2 Persyaratan Legal dan Persyaratan Lainnya.
Oerganisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses persyaratan-persyaratan legal K3 dan lainnya yang berlaku bagi organisasi masing masing.
Organisasi harus menjamin agar persyaratan-persyaratan tersebut dipertimbangkan dalam menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3-nya.
Organisasi harus menjaga agar informasi tersebut (persyaratan-persyaratan K3) tetap up-to-date.
Organisasi harus mengkomunikasikan informasi yang relevan terkait persyaratan-persyaratan K3 tersebut kepada personil-personil yang bekerja dalam kontrol organisasi dan kepada pihak-pihak lain yang berkepentingan.
4.3.3 Sasaran dan Program
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sasaran terkokumentasi yang terdokumentasi, pada fungsi-fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi.
Sasaran harus terukur, sejauh memungkinkan, dan konsisten dengan kebijakan K3, termasuk komitmen untuk mencegah terjadinya luka atau masalah kesehatan, untuk sesuai dengan persyaratan legal dan persyaratan lainnya yang berlaku dan untuk peningkatan berkelanjutan.
Saat menentukan dan meninjau sasaran, organisasi harus mempertimbangkan persyaratan-persyaratan legal dan persyaratan lainnya dan resiko-resiko K3. Organisasi juga harus mempertimbangkan pilihan-pilihan teknologi yang tersedia, masalah finansial, operasioan dan persyaratan-persyaratan bisnis, dan pandangan-pandangan dari pihak-pihak yang berkepentingan.
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara program-program untuk mencapai sasaran. Minimal, program harus mencakup:
a. Penentuan tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai sasaran-sasaran pada fungsi-fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi, dan
b. Cara dan kerangka waktu sasaran tersebut akan dicapai.
Program-program harus ditinjau secara berkala pada interval yang terencana, harus di sesuaikan bila diperlukan untuk menjamain sasaran-sasaran tersebut dapat tercapai.
4.4 Penerapan dan operasi
4.4.1 Sumber daya, peranan, tanggung jawab, akuntabilitas dan kewenangan.
Manajemen puncak harus mengambil tanggung jawab tertinggi untuk K3 dan sistem manajemen K3.
Manajemen puncak harus menunjukkan komitmennya dengan cara:
a. Menjamin tersedianya sumber daya yang penting untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen K3.
Catatan 1: Sumber daya mencakup sumber daya manusia dan skil khusus, infrastruktur, teknologi dan finansial.
b. Menentukan peranan, mengalokasikan penanggung jawab dan akuntabilitas, dan mendelegasikan kewenangan untuk memfasilitasi manajemen K3. Peranan, tanggung jawab dan akuntabilitas, dan kewenangan harusdikokumnetasikan dan dikomunikasikan.
Organisasi harus menunjuk anggota dan manajemen puncak dengan tanggung khusus untuk K3, yang mempunyai peranan dan tangung jawab untuk (diluar tanggung jawab lainnya):
a. Menjamin bahwa sistem manajemen K3 ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan standar OHSAS ini.
b. Menjamin agar laporan-laporan terkait kinerja sistem manajemen K3 di berikan kepada manajemen puncak untuk ditinjau dan digunakan sebagai dasar peningkatan sistem manajemen K3.
Catatan 2: Manajemen puncak yang ditunjuk (dalam organisasi besar, misalnya, anggota komite eksekutif atau dewan eksekuit) dapat mendelegasikan tugas-tugas mereka kepada wakil manajemen di bawah mereka dengan tetap mempertahankan akuntabilitas.
Identitas dari manajemen puncak yang ditunjuk harus dapat diketahui oleh semua orang yang bekerja di bawah kontrol organisasi.
Semua yang mempunyai tanggung jawab manajemen harus menunjukkna komitmen mereka untuk peningkatan secara berkelanjutan kinera K3.
Orgnisasi harus menjamin agar orang-orang di lokasi kerja mengambil tanggung jawab terhadap aspek-aspek K3 yang berada dalam kontrol mereka dan taat kepada persyaratan-persyaratan K3 yang berlaku.
4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran
Organisasi harus menjamin agar semua orang yang bekerja di bawah kontrol organisasi, yang melakukan pekerjaan yang dapat berdampak kepada K3 adalah orang-orang yang berkompeten dilihat dari pendidikan, pelatihan atau pengalaman. Organisasi harus menyimpan catatan-catatan terkait kompetensi tersebut.
Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan terkait dengan resiko K3 dan terkait sistem manajemen K3. Organisasi harus memberikan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut, mengevaluasi efektifitasnya dan menyimpan catatan-catatan terkait.
Organsiasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk membuat orang-orang yang bekerja di bawah kontrol organsiasi sadar akan:
a. Konsekwensi K3, baik aktual maupun potensial dari aktifitas dan perilaku mereka dan keuntungan yang diperoleh dari peningkatan kinerja personal.
b. Peranan dan tanggung jawab serta pentingnya mencakai kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur-prosedur K3 dan dengan persyaratan-persyaratan sistem manajemen K3, termasuk persyaratan mengenai kesiapan dan tanggap darurat.
c. Konsekwensi potensial bila mengabaikan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.
Prosedur pelatihanharus mempertimbangkan perbedaan-perbedaan dalam hal:
a. Tanggung jawab, kemampuan, bahasa dan tulisan
b. Resiko
4.4.3 Komunikasi, partisipasi dan konsultasi
4.3.1 Komunikasi
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. Komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi
b. Komunikasi dengan kontraktor dan pengunjung lokasi kerja lain.
c. Menerima, mendokumentasi dan menanggapi komunikasi yang relevan dari pihak-pihak luar yang berkepentingan
4.3.2 Partisipasi dan konsultasi
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. Partisipasi para pekerja melalui:
Keterlibatan yang cukup dalam identifikasi bahaya, penilaian resiko dan dalam penetapan kontrol
Keterlibatan yang cukup dalam investigasi kecelakaan
Keterlibatan dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan sasaran K3.
Konsultasi bila ada perubahan-perubahan yang mempengaruhi K3 mereka
Keterwakilan dalam urusan-urusan menyangkut K3
b. Konsultasi dengan kontraktor bila ada perubahan-perubahan yang mempengaruhi K3 mereka.
Organisasi harus menjamin bahwa, bila dianggap perlu, pihak-pihak luar yang berkepentingan dan relevan dikonsultasikan mengenai hal-hal terkait dengan K3.
4.4.4 Dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen K3 harus mencakup:
a. Kebijakan dan sasaran K3
b. Penjelasan tentang lingkup sistem manajemen K3
c. Elemen-elemen utama sistem manajemen K3 dan interaksinya, dan acuan-acuan dokumennya.
d. Dokumen, termasuk catatan, yang diperlukan oleh standar K3 ini.
e. Dokumen, termasuk catatan, yang dianggap perlu oleh organisasi untuk menjamin perencanaan, operasi dan kontrol proses yang efektif terkait dengan manajemen dan resiko K3.
Catatan: Penting sekali bahwa dokumentasi proporsional dengan kompleksitas, bahaya dan resiko yang ada, dan dijaga agar minimal, seperlunya untuk efektifitas dan efisiensi.
4.4.5 Pengendalian dokumen
Dokumen yang diperlukan oleh sistem manajemen K3 dan oleh standar OHSAS ini harus dikontrol. Catatan adalah type khusus dokumen dan harus dikontrol sesuai dengan klausul 4.5.4.
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:
a. Penyetujuan kelayakan dokumen sebelum diterbitkan
b. Peninjauan dan pembaharuan bila diperlukan dan penyetujuan ulang
c. Menjamin bahwa perubahan dan status revisi terbaru dokumen teridentifikasi (diketahui)
d. Menjamin bahwa versi yang relevandari dokumen yang berlaku tersedia di lokasi penggunaan
e. Menjamin bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan dikenali dengan mudah
f. Menjamin bahwa dokumen yang berasal dari luar, yang ditentukan oleh organisasi perlu untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen K3-nya, diidentifikasi dan distribusinya dikontrol
g. Mencegah penggunaan yang tidak diinginkan dokumen-dokumen yang kadaluarsa dan melakukan penandaan dengan cara yang tepat bila dokumen kadaluarsa tersebut di simpan untuk tujuan tertentu.
4.6 Kontrol operasional
Organisasi harus menentukan operasi dan aktifitas yang terkait dengan bahaya-bahaya yang telah teridentifiasi,. Semua operasi dan aktifitas tersebut memerlukan kontrol untuk penanganan resiko K3. Perubahan-perubahan terhadap aktifitas dan operasi tersebut juga harus diatur.
Untuk operasi dan aktifitas tersebut, organisasi harus menerapkan dan memelihara:
a. Kontrol operasional yang dapat diterapan. Organisasi harus mengintegrasikan kontrol operasional dalam sistem manajemen K3 secara keseluruhan.
b. Kontrol terkait dengan barang-barang, peralatan dan jasa yang dibeli,
c. Kontrol terkait kontraktor dan pengunjung lain ke lokasi kerja
d. Prosedur terdokumentasi, diperlukan bila dianggap bahwa ketiadaan prosedur dapat membuat penyimpangan terhadap kebijakan dan sasaran K3,
e. Kriteria operasi, bila dianggap bahwa ketiadaan kriteria dapat membuat penyimpangan terhadap kebijakan dan sasaran K3.
4.4.7 Kesiapan dan tanggap darurat
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur
a. Untuk mengidentifikasi situasi darurat yang potensial
b. Untuk menanggapi situasi darurat tersebut
Organisasi harus tanggap terhadap situasi darurat aktual dan mencegah atau mengurangi konsekwensi K3 yang merugikan.
Dalam merencanakan tanggap darurat organisasi harus mempertimbangkan pihak-pihak terkait yang relevan, seperti layanan darurat dan tetangga.
Organisasi juga harus menguji prosedur tanggap darurat secara berkalai dengan, bila memungkinkan, melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan.
Organisasi harus meninjau prosedur tersebut secara berkala dan melakukan perubahan-perubahan bila diperlukan, khususnya setelah pengujian prosedur dan setelah terjadinya situasi darurat (lihat 4.5.3)
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pengukuran dan pemantauan kinerja
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja K3 secara teratur. Prosedur tersebut harus memberi aturan tentang:
a. Ukuran qualitative dan quantitatie yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
b. Pemantauan tingkat pencapaian sasaran K3
c. Pemantauan efektifitas dari kontrol (baik untuk kesehatan maupun keselamatan)
d. Ukuran kinerja yang bersifat proaktif yang memantau kesesuaian dengan program-program K3, kontrol dan kriteria operasional
e. Ukuran kinerja yang bersifat reaktif yang memantau kondisi kesehatan yang buruk, insiden (termasuk kecelakaan dan ‘nyaris kecelakaan’, dll.) dan bukti-bukti historis lain tentang kurang baiknya kinerja K3
f. Pencatatan data dan hasil dari pemantauan dan pengukuran yang cukup untuk dijadikan bahan analisa tindakan koreksi dan pencegahan selanjutnya.
Jika diperlukan peralatan untuk melakukan pemantauan atau pengukuran kinerja, organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengkalibras dan memelihara peralatan tersebut dengan layak. Catatan kalibrasi dan pemeliharaan dan hasilnya harus disimpan.
4.5.2 Evaluasi kesesuaian
4.5.2.1 Konsistem dengan komitmen organisasi untuk sesuai dengan persyaratan legal dan persyaratan lian terkait K3, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengevaluasi kesesuaian dengan persyaratan legal K3 secara berkala (lihat 4.3.2)
Organisasi harus menyimpan catatan-catatan hasil dari evaluasi berkala tersebut.
Catatan: frekwensi evaluasi dapat berbeda-beda untuk setiap perayratan legal K3.
4.5.2.2 Organisasi harus mengevaluasi kesesuaian dengan persyaratan K3 lain yang berlaku bagi organisai (lihat 4.3.2). Organisasi dapat menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi kesesuaian terhadap persyaratan legal yang disebut dalam klausul 4.5.2.1 atau membuat prosedur yang terpisah.
Organisasi harus menyimpat catatan hasil evaluasi.
Catatan: Frekwensi evaluasi dapat berbeda-beda untuk setiap persyaratan
4.5.3 Investigasi insiden, ketidaksesuaian, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan
4.5.3.1 Investigasi insiden
Organsiasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mencatat, menginvestigasi dan menganalisa insiden untuk:
a. Menentukan ketidaklayakan K3 yang menjadi penyebab dan faktor lain yang dapat menyebabkan atau memberi kontribusi terjadinya insiden.
b. Mengidentifikasi kebutuhan tindakan koreksi
c. Mengidentifikasi peluang untuk tindakan pencegahan
d. Mengkomunikasikan hasil dari investigasi.
e. Investigasi harus dilakukan tepat waktu.
Setiap kebutuhan tindakan koreksi atau peluang untuk tindakan pencegahan harus ditangani sesuai dengan klausul 4.5.3.2
4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuaian aktual dan potensial dan untuk melakukan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan. Prosedur harus menetapkan aturan untuk:
a. Mengidentifikasi dan mengkoreksi ketidaksesuaian dan melakukan tindakan untuk meminimalkan konsekwensi K3.
b. Menginvestigasi ketidaksesuaian, menentukan penyebab-penyebabnya dan melakukan tindakan untuk menghindari terulangnya kejadian.
c. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah ketidaksesuaian dan menerapkan tindakan yang layak untuk menghindari kejadian.
d. Mencatat dan mengkomunikasikan hasil tindaka koreksi dan tindakan pencegahan.
e. Meninjau efektifitas tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang diambil.
Bila dalam tindakan koreksi dan tindakan pencegahan teridentifikasi adanya bahaya baru atau bahaya yang berubah atau dibutuhkan kontrol baru atau perubahan kontrol, prosedur harus mensyaratkan agar penilaian resiko dilakukan sebelum tindakan diterapkan.
Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang diambil untuk menhilangkan penyebab dari ketidaksesuaian aktuan dan potensial harus layak sesuai dengan tingkat permasalahan dan sepadan dengan resiko K3 yang dihadapi.
Organisasi harus menjamin agar setiap perubahan yang terjadi karena dilakukannya tindakan koreksi dan tindakan pencegahan disertai dengan perubahan dokumentasi sistem manajemen K3 yang diperlukan.
4.5.4 Pengendalian catatan
Organisasi harus menetapkan dan memelihara catatan-catatan yang diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan sistem manajemen K3 organisasi dan terhadap standar OHSAS ini, dan untuk menunjukkan hasil-hasil yang dicapai.
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, menyimpan, melindungi, mengakses dan membuang catatan.
Catatan harus dijaga agar tetap dapat terbaca, dapat diidentifikasi dan ditelusuri.
4.5.5 Audit internal
Organisasi harus menjamin agar audit internal terhadap sistem manajemen K3 dilakukan berkala dan terencana untuk:
a. Menentukan apakan sistem manajemen K3:
a. Sesuai dengan pengaturan sistem K3 yang telah direncanakan dan dengan persyaratan standar OHSAS ini.
b. Telah diterapkan dengan tepat dan dipelihara, dan
c. Efektif memenuhi sasaran dan kebijakan organisasi.
b. Memberikan informasi hasil audit kepada manajemen.
Program audit harus direncanakan, ditetapkan, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi, didasarkan pada hasil penilaian resiko dari aktifitas-aktifitas organisasi dan pada hasil audit sebelumnya.
Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan dan dipelihara, mencakup:
a. Tanggung jawab, kompetensi dan syarat-syarat dalam perencanaan dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil audit dan penyimpanan catatan terkait.
b. Penentuan kriteria audit, lingkup, frekwensi dan metoda.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus menjamin objektifitas dan impartiality (tidak berat sebelah) proses audit.
4.6 Tinjauan manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen K3 pada interval yang terencana, untuk menjamin kecocokan sistem, kelayakan dan efektifitas. Peninjauan harus mencakup penilaian peluang untuk peningkatan dan kebutuhan perubahan sistem manajemenK3, termasuk kebijakan K3 dansasaran K3. Catatan tinjauan manajemen harus dipelihara.
Masukan tinjauan manajemen harus mencakup:
a. Hasil audit internal dan hasil dari evaluasi kesesuaian dengan persyaratan legal dan persyaratan lain yang berlaku.
b. Hasil dari partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3)
c. Komunikasi relevan dengan pihak luar yang berkepentingan, termasuk keluhan,
d. Kinerja K3 organisasi,
e. Tingkat pencapaian sasaran
f. Status investigasi insiden, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan,
g. Tindaklanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya,
h. Hal-hal yang berubah, termasuk perkembangan persyaratan legal dan persyaratan lain terkait K3, dan
i. Usulan-usulan untuk peningkatan.
Hasil dari tinjauan manajemen harus konsisten dengan komitmen organisasi untuk peningkatan berkelanjutan dan harus mencakup keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan terkait kemungkinan perubahan dalam hal:
a. Kinerja K3,
b. Sasaran dan kebijakan K3,
c. Sumberdaya, dan
d. Elemen-elemen lain dari sistem manajemen K3.
Sumber :Standar Sistem Manajemen K3
